Neste post, você vai conferir as melhores dicas para manter seu escritório organizado de uma vez por todas.
Assim, será fácil encontrar sempre o que precisa, sem ter que olhar em todos os lugares, evitar a perda de algum item ou até o estresse de sentir que tudo está sempre fora do lugar.
1- limpe bem o lugar
Para começar a manter seu escritório realmente organizado, é essencial fazer uma boa limpeza. Se necessário for, contrate um serviço de limpeza de estofados.
Dessa forma, dá para eliminar qualquer tipo de poeira que não deve estar ali e que pode causar desconfortos e alergias.
Além disso, a limpeza é o momento ideal para separar os itens que são do escritório e o que deveria estar fora dele.
Portanto, jogue fora papéis e outros itens sem utilidade que podem ser descartados, separe o que deve ir para outro lugar e foque em deixar o local apenas para o seu trabalho.
2- Organize a mobília
Depois dessa limpeza, organize os móveis que tem ali de maneira que seja mais funcional.
Por exemplo, a recomendação é sempre deixar a mesa onde você trabalha em local que receba luz natural.
Entretanto, se tem muito sol, o que torna o ambiente mais quente, coloque a mesa em alguma lateral, para evitar esse problema.
Os móveis devem estar distribuídos de maneira simples e funcional, para deixar o ambiente com cara de trabalho mesmo.
Independentemente do que você tem ali, nunca deixe tudo apertado em um único lugar e tente espalhar um pouco mais.
Por exemplo, deixe a sua mesa com cadeira em um lugar específico da sala, à frente dela, coloque um tapete e ao final, poltronas e sofás.
Isso cria a sensação de dois ambientes.
3- Tenha um espaço de armazenamento
Entre as dicas para manter seu escritório organizado está a necessidade de ter espaço de armazenamento, ele é o local onde as coisas serão colocadas.
Geralmente, os cursos online mostram que todo escritório possui uma série de pastas, arquivos e documentos. Portanto, você precisa ter um lugar para guardar isso.
Neste cenário, a melhor opção é sempre ter um móvel de escritório com gavetas fundas.
Em cada uma dessas gavetas, serão colocados documentos específicos, sendo que a organização varia.
A dica aqui é ver o que facilita a sua rotina, alguns profissionais preferem separar documentos em:
- Ordem alfabética;
- Por números;
- Por setores;
- Ordem de importância.
Uma dica é sempre colocar o que está nas gavetas em um pequeno papel na frente ou lateral, como uma etiqueta.
Assim, você pode escrever que em uma gaveta estão os documentos de a-z, na outra os projetos atuais finalizados, projetos não finalizados, entre outros.
4- Mesa: apenas o essencial
Entre as dicas para manter seu escritório organizado é entender que a sua mesa deve ter apenas o que é essencial para todos os dias.
Sendo assim, a regra é deixar ali documentos que está sempre precisando, blocos de notas, cadernos, relatórios e materiais de papelaria, em geral.
Fora isso, tudo deve ser guardado em outro lugar, preferencialmente, no seu móvel organizado.
Como é na mesa que o trabalho acontece, você deve ter espaço para pegar um documento que precisa e espalhar ali.
Ao final do uso, guarde tudo e coloque de volta no lugar. Esse ato, de pegar e devolver, evita que as coisas comecem a se acumular ali.
Inclusive, o ideal é que ao final de cada expediente, você dê uma geral na mesa, tirando tudo o que não deveria estar ali.
Logo, no dia seguinte, o seu cantinho de trabalho está pronto para ser usado.
Uma dica é ter organizadores na mesa, tanto aqueles para arquivos como aqueles para canetas, prendedores de papéis, entre outros.
Vale ressaltar que se você ainda precisa de mais espaço para fazer anotações ou guardar coisas, a dica é aproveitar alguma parede próxima.
Nela, adicione nichos para organizar as coisas e um quadro de recados ou calendário.
5- Organize cabos e documentos
Os cabos são sempre um grande problema nos escritórios. Para lidar com isso, a melhor alternativa é ter algum tipo de fio para deixar preso.
Atualmente, existem diversos organizadores de fio, que você pode acoplar no chão, parede ou na mesa, e facilitam bastante o processo.
A ideia é prender os fios todos juntos, para manter o mais organizado possível.
Ao mesmo tempo, existe a questão dos excessos de documentos, algo bem comum em escritórios.
Portanto, a ideia é começar a reduzir tudo o que for impresso e que poderia ser lido no computador.
No entanto, se ainda assim você precisa ligar com um volume alto de folhas, a dica é ter um organizador separado.
Neste, coloque apenas esses documentos que precisam ser lidos no dia a dia, fazendo duas pilhas, aqueles que podem ser jogados fora e aqueles que precisam ser guardados.
Dessa maneira, uma vez na semana, você pode olhar tudo, separar e guardar em outra pasta.
Uma regrinha que você pode aderir é sempre imprimir o que realmente é necessário. Com os sistemas online atuais, dá para fazer e compartilhar muitas coisas por meio da rede.
6- Dê vida e personalidade ao lugar
É provável que você já tenha visto alguma imagem de “escritório perfeito” e queria um igual.
A verdade é que os escritórios precisam seguir o estilo de quem vai trabalhar ali, para aumentar a produtividade e facilitar o controle do espaço.
Justamente por isso, a dica é sempre dar personalização e vida para o seu cantinho de trabalho ao invés de copiar a ideia do colega.
Inclusive, se você estiver usando este espaço para cursos online com certificado.
Por exemplo, se você gosta de cores mais neutras, escolha móveis que condizem com essa ideia, já que os coloridos podem sempre distrair você ou dar aquela sensação de que você não faz parte daquele lugar.
Se ama plantas, tenha algum vaso de canto ou mesmo algum vasinho em cima da sua mesa, mas ao alcance dos olhos.
Quando você dá vida e personalidade para este espaço, ele passa a fazer parte da sua vida. Logo, você passa a entender melhor como se organizar, se sentir bem e evitar a bagunça.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Certificado Cursos Online, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre cursos, educação e diversos segmentos.